Sous-louer vos espaces de travail, une bonne idée ?

Surface occupée trop vaste, besoin d’alléger des coûts, déménager avant une fin de la période triennale… Différentes raisons peuvent vous pousser à envisager la sous-location de tout ou partie de vos espaces de travail. Attention cependant, quelques règles sont à respecter.

Peu importe la taille de votre entreprise, vous pourrez potentiellement être amenés un jour à sous-louer les locaux que vous occupez. En effet, différentes situations peuvent justifier le recours à cette solution :

• La surface que vous occupez est trop vaste et de nombreux m² sont inoccupés
• Votre activité rencontre des difficultés et vous avez besoin de compléter vos revenus / réduire vos charges
• Vous souhaitez déménager mais votre prochaine échéance triennale est trop lointaine

Qui plus est, la sous-location est souvent plébiscitée par des jeunes sociétés à la recherche de flexibilité et qui ne souhaitent pas s’engager sur le long terme. Elle peut également être appréciée par un voisin à la recherche d’espaces supplémentaires à proximité.

Ainsi ce type de contrat a du sens mais attention, il n’est pas toujours possible et peut s’avérer risqué s’il ne respecte pas certaines règles.

  Attention donc à ne pas vous mettre en porte à faux, notamment vis-à-vis de votre bailleur. Ce dernier pourra d’ailleurs se montrer frileux en cas de sous-location totale car la sélection de ses occupants lui est important : pensez à le sécuriser sur votre choix.  

Règle n°1 | Vérifier si une clause de sous-location a été rédigée dans votre bail commercial

L’article L145-31 du Code de commerce prévoit que la sous-location est, par nature, interdite dans un contrat de bail « sauf stipulation contraire au bail ou accord du bailleur ». Votre propriétaire sera donc en droit de refuser la sous-location et ce même sans justificatif. Avant toute chose, vous devez donc informer votre bailleur de votre volonté de sous-louer votre local (bureau, local d’activité, commerce). Soyez vigilant car si ce dernier semble tolérer la sous-location par son attitude, cela ne sera pas considéré comme une autorisation tant qu’elle ne sera pas établie en bonne et due forme.

Ne prenez donc aucun risque pour vous ou votre sous-locataire et faîtes écrire l’accord de votre bailleur.

Votre bailleur accepte la sous-location ?

• Votre bail n’est pas encore signé ? Demandez à faire ajouter une clause spécifique
• Votre bail est déjà signé et vous avez trouvé un sous-locataire ? Invitez-le à participer à l’acte de sous-location.

Règle n°2 | Inviter votre bailleur à concourir à l’acte

Le Code du commerce précise également que l’autorisation de votre propriétaire n’est pas suffisante. Vous avez l’obligation légale de le convoquer à concourir à l’acte de sous-location. Soyez vigilant car les magistrats sont très sévères en cas de non-respect de ce formalisme. Au moins 15 jours avant la signature du contrat de sous-location, vous devrez adresser au bailleur par lettre recommandée avec accusé de réception (ou acte d’huissier) différents éléments :

• L’adresse des locaux professionnels concernés par la sous-location (partielle ou totale)
• La date de signature du bail principal
• L’identité du sous-locataire
• La date et le lieu de signature de l’acte de sous-location

A compter de l’expiration du délai de 15 jours, sans retour de sa part, le silence vaudra acceptation. Il est impératif que l’accord de votre bailleur soit clair et non équivoque.

Qui plus est, l’écrit sera une preuve tangible en cas de litige. A noter : selon un arrêt de la Cour de cassation du 15 avril 2015, nous n’êtes pas dans l’obligation d’appeler votre bailleur à concourir à l’acte si et uniquement si votre activité est l’objet même de la sous-location.  

Concrètement, quels sont les risques à ne pas respecter la procédure ?

Si vous ne respectez pas ces conditions, votre sous-location sera considérée comme irrégulière.

Votre propriétaire pourra alors résilier votre bail principal, demander des dommages et intérêts ou encore refuser le renouvellement de votre bail sans vous payer d’indemnité d’éviction.

  Ne prenez donc aucun risque, car les vices de forme pourraient vous conduire à une mise à la porte sans possibilité de recours.  

Etape N°3 | Rédiger le contrat de sous-location

Après avoir fait visiter les locaux à vos potentiels locataires et vous être assurés de leur solvabilité, vient le moment de la rédaction du contrat. Ce dernier doit contenir à minima les éléments suivants :

• Information sur les parties concernées
• Eléments relatifs au bail d’origine, notamment l’usage et la destination des locaux professionnels mis à disposition
• La durée du bail de sous-location (36 mois maximum conseillés)
• Le loyer de sous-location (attention, si vous demandez un loyer supérieur au montant initial, votre propriétaire pourra augmenter ce dernier à hauteur de la différence entre les deux)
• Détail des charges et autres coûts
• Montant du dépôt de garantie
• Le délai de préavis
• L’assurance
• L’état des lieux
• Les accords et obligations des parties (notamment si l’intégralité des locaux est sous-louée)

Quelles sont les obligations et les droits de votre sous-locataire ?

• Vis-à-vis de votre propriétaire : ils sont exactement les mêmes que ceux conclus dans votre contrat de bail initial, que la sous-location soit intégrale ou partielle. En général, les contacts entre ces deux parties sont très limités, car c’est vous – locataire initial – qui serez amené à faire l’intermédiaire.

• Vis-à-vis de vous : il devra se conformer aux obligations de règlement des loyers ainsi que des charges. Il faut noter également que c’est le contrat de bail initial qui domine la sous-location : si ce dernier est amené à cesser, la sous-location en fera de même hormis en cas de résiliation anticipée du bail commercial car le locataire est jugé responsable (possibilité de versement de dommages et intérêts).

  Gardez bien en tête que de votre côté, vous serez tenus des obligations initiales envers votre propriétaire comme le paiement du loyer. Si votre sous-locataire est en défaut, le propriétaire pourra se retourner contre lui mais à hauteur du montant fixé dans le contrat de sous-location.   Des questions sur la sous-location ? Nous nous tenons à votre disposition pour y répondre, contactez-nous !   

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